電子帳簿保存法の義務化が2024年1月より始まります。

対応するソフトのCMがテレビ等のメディアからも流れてくるようになり、少しずつですが制度に対する認知度が高まってきているように感じます。

ただ、2023年10月から消費税のインボイス制度も開始されることもあって、インボイス制度と電子帳簿保存法とを混同される方もいらっしゃるようです。また、電子帳簿保存法についても「電子帳簿」「義務化」といったキーワードから義務化の範囲などを誤解されている方が多いように見受けられます。

電子帳簿保存法は電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引データ保存の３つからなっています。

①電子帳簿等保存というのは、「電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存」することです。対象となるのは会計ソフトやクラウドソフトなどで作ったデータ等です。

②スキャナ保存というのは、「紙で受領・作成した書類を画像データで保存」することです。

③電子取引データ保存は、「電子的に授受した取引情報をデータで保存」することです。対象となるのはメールやネット上のシステム等を通じて授受した領収書や請求書です。

このうち、今回義務化されるのは③の電子取引データ保存のみです。
郵送での受け取りではなく、PC等を通じてこれまで出力してきたような領収書や請求書等が該当します。
これを、検索可能なファイル名で保存し、改ざん防止措置をとらなければいけません。

改ざん防止措置にはタイムスタンプ、又は記録の残るシステムを使用する、若しくは「正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程」を定めておく必要があります。

電子帳簿保存法をどこまで導入するのか、どこまでコストがかけられるのか、事業者ごとに身の丈にあった対応が求められます。